À propos des budgets souples
Les budgets souples définissent des objectifs de dépense sans appliquer de limites. Lorsque les dépenses dépassent le budget, les responsables de facturation et les propriétaires d’entreprise reçoivent des notifications par e-mail, mais l’utilisation continue d’être ininterrompue.
Les budgets souples sont particulièrement utiles quand :
- Vous êtes nouveau dans la gestion des coûts sur plusieurs produits ou références.
- Vous souhaitez une visibilité avant d’appliquer des restrictions
- Vous vous attendez à ce que l’utilisation varie pendant que les équipes adoptent de nouvelles fonctionnalités
Si vous devez strictement contrôler ou limiter les dépenses pour des produits spécifiques, un budget difficile peut être plus approprié.
1. Estimer vos besoins budgétaires
Avant de définir un budget souple, faites une estimation approximative de vos coûts attendus. Cela n’a pas besoin d’être précis : l’objectif est d’établir une base de référence que vous pouvez affiner au fil du temps. Prenez en considération les étapes suivantes :
- Passez en revue l’utilisation actuelle des licences et des produits mesurés. Consultez Collecte d’informations sur vos dépenses et Consulter votre utilisation des produits et licences facturés à l’usage.
- Identifiez les projets ou initiatives à venir susceptibles d’augmenter votre utilisation.
- Calculez les coûts estimés en fonction de vos modèles d’utilisation et de toutes les modifications prévues.
- Choisissez un montant budgétaire qui offre une certaine flexibilité au-dessus de vos coûts estimés pour prendre en compte les pics d’utilisation inattendus.
2. Définir un budget souple
Pour définir un budget pour votre entreprise ou votre organisation, consultez Configurer des budgets pour contrôler les dépenses liées aux produits facturés à l’usage.
Lorsque vous créez le budget, laissez Arrêter l’utilisation lorsque la limite budgétaire est atteinte désactivée. Ce choix rend le budget « soft » : vous recevrez des alertes lorsque la limite est dépassée, mais l’utilisation ne sera pas bloquée.
3. Passez en revue et ajustez votre budget
Après avoir défini un budget souple, il est important de surveiller régulièrement vos dépenses pour s’assurer qu’elles s’alignent sur vos objectifs budgétaires. Vous pouvez afficher vos budgets en haut de la page « Budgets et alertes ».
Après un cycle de facturation, passez en revue vos alertes budgétaires et ajustez le montant du budget si nécessaire. Lorsque vous gagnez en confiance dans vos modèles de dépense, vous pouvez décider si les produits nécessitent des contrôles plus stricts. Si c’est le cas, modifiez le budget et activez l’option Arrêter l’utilisation lorsque la limite budgétaire est atteinte pour la convertir en budget dur.