Sobre orçamentos suaves
Orçamentos suaves definem metas de gastos sem impor limites. Quando os gastos excedem o orçamento, os gerentes de cobrança e os proprietários corporativos recebem notificações por email, mas o uso continua ininterrupto.
Orçamentos suaves são especialmente úteis quando:
- Você é novo no gerenciamento de custos em vários produtos ou SKUs
- Você deseja visibilidade antes de impor restrições
- Você espera que o uso flutue à medida que as equipes adotem novos recursos
Se você precisar controlar ou limitar estritamente os gastos com produtos específicos, um orçamento rígido poderá ser mais apropriado.
1. Estimar suas necessidades de orçamento
Antes de definir um orçamento flexível, faça uma estimativa aproximada dos custos esperados. Isso não precisa ser preciso: a meta é estabelecer uma linha de base que você pode refinar ao longo do tempo. Considere as seguintes etapas:
- Examine o uso atual de licenças e produtos medidos. Confira Reunindo insights sobre seus gastos e Como exibir o uso de licenças e produtos mensuráveis.
- Identifique quaisquer projetos ou iniciativas futuras que possam aumentar seu uso.
- Calcule os custos estimados com base nos padrões de uso e nas alterações previstas.
- Decida um valor de orçamento que forneça alguma flexibilidade acima de seus custos estimados para acomodar picos de uso inesperados.
2. Definir um orçamento flexível
Para definir um orçamento para sua empresa ou organização, consulte Definir orçamentos para controlar gastos com produtos limitados.
Ao criar o orçamento, deixe parar o uso quando o limite de orçamento for atingido desmarcado. Essa opção torna o orçamento "flexível": você receberá alertas quando o limite for excedido, mas o uso não será bloqueado.
3. Examinar e ajustar seu orçamento
Depois de definir um orçamento flexível, é importante monitorar regularmente seus gastos para garantir que ele se alinhe às suas metas orçamentárias. Você pode exibir seus orçamentos na parte superior da página "Orçamentos e alertas".
Após um ciclo de cobrança, examine os alertas de orçamento e ajuste o valor do orçamento, se necessário. À medida que você ganha confiança em seus padrões de gastos, você pode decidir se algum produto requer controles mais rigorosos. Nesse caso, edite o orçamento e habilite a opção Parar uso quando o limite de orçamento for atingido para convertê-lo em um orçamento rígido.